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Nachdem Sie Ihre Datenbank geöffnet, das Buchungsjahr definiert und Ihren Kontenplan erfasst haben, stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zum Verbuchen offen:

Hauptbuch Debitoren (Kreditoren) Passivbeiträge (Spenden) Debitoren spez. Rechnungsverbuchung  

Im Hauptbuch können alle Buchungen abgewickelt werden. Möchten Sie spezielle Buchungen (z. B. Debitoren, Kreditoren etc.) verwenden, wählen Sie das entsprechende Menu. Für Buchungen im Hauptbuch wird im Gegensatz zu allen anderen Buchungsarten keine Beziehung zur Adresse hergestellt.

Hauptbuch Debitoren (Kreditoren) Passivbeiträge (Spenden) Debitoren spez. Rechnungsverbuchung

In diesem Fenster (gilt analog auch für Kreditoren) buchen Sie Ihre ausgehenden Rechnungen und Ihre eingehenden Zahlungen, welche Sie via Debitoren verbuchen. Diese Buchungsart ist immer mit einer Adresse verknüpft. Es entstehen offene Posten Debitoren (Kreditoren). Die Adressen der offenen Posten können zum Versenden von Rechnungen oder Mahnungen verwendet werden (exportieren der entsprechenden Adressen aus VBUCH1 und verwenden der Daten in Word Seriendruck ist möglich).

Haben Sie das Buchungsdatum, das Soll- und Haben-Konto erfasst, kommen Sie mit "Weiter" auf das Bild, auf welchem Sie die Beziehung der Adresse zur Buchung herstellen. Sie haben die Möglichkeit, eine schon bestehende Adresse oder eine neu zu erfassende Adresse zu verwenden (direkter Link zur Adressverwaltung für das Erfassen oder Mutieren einer Adresse). Der Buchungstext wird aus der Adresse gebildet, kann jedoch noch manuell geändert werden.

Hauptbuch Debitoren (Kreditoren) Passivbeiträge (Spenden) Debitoren spez. Rechnungsverbuchung

In diesem Fenster (gilt analog auch für Spenden) buchen Sie Ihre eingehenden Passivbeiträge. Diese Buchungsart ist immer mit einer Adresse verknüpft. Für jeden verbuchten Passivbeitrag können Sie die entsprechenden Adressen nacher ausdrucken oder exportieren, um diese in Word (Seriendruck) zum versenden von Dankesschreiben Einladungen etc. zu verwenden.

Haben Sie das Buchungsdatum, das Soll- und Haben-Konto erfasst, kommen Sie mit "Weiter" auf das Bild, auf welchem Sie die Beziehung der Buchung zur Adresse herstellen. Sie haben die Möglichkeit, eine schon bestehende Adresse oder eine neu zu erfassende Adresse zu verwenden (direkter Link zur Adressverwaltung für das Erfassen oder Mutieren einer Adresse). Der Buchungstext wird aus der Adresse gebildet, kann aber wenn gewünscht noch manuell geändert werden.

Hauptbuch Debitoren (Kreditoren) Passivbeiträge (Spenden) Debitoren spez. Rechnungsverbuchung

In diesem Fenster können Sie "Massenbuchungen" für einen von Ihnen bestimmten Adresstyp ausführen. Für alle entsprechenden Adressen wird auf die gewählten Soll- /Haben-Konten der gewählte Betrag verbucht. Es entsteht für jede Buchung ein offener Debitoren Posten. Für diese Debitoren können Sie die Adressen ausdrucken und/oder exportieren um diese mittels Word (Seriendruck) zum versenden der Rechnungen zu verwenden. Im exportieren Datenfile ist zu jeder Adresse die Belegnummer, das Buchungsdatum und der Buchungsbetrag enthalten und kann im Serienbrief verwendet werden (z. B. Refereznummer um eingehende Zahlungen bei Zahlungseingang zu erhalten).

Tip: Bevor Sie solche Buchungen durchführen, sichern Sie Ihre Datenbank zuerst um im Falle falsch gewählter Angaben wieder auf den Stand vor der "Massenverbuchung" zurückkehren zu können.