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Auf Seite finden Sie Tips zum Artbeiten mit VBUCH1.

Sichern Ihrer Datenbank: Sichern Sie nach jeder Buchungssitzung Ihre Datenbank. Für die Windows 95/NT Version ist dies nur eine Datei (NAME.MDB) für die Version für Windows 3.1x noch zusätzlich noch die Datei NAME.LDB. Sollte Ihr Rechner während einer Buchungssitzung craschen (z. B. Stromausfall, Plattenausfall etc.) kann die Datenbank zerstört werden oder in einen inkonsistenten Zustand gelangen welcher auch mit "Reparieren" nicht mehr hergestellt weden kann. Für diesen Fall, oder wenn Sie zuviele "falsche Buchungen" getätigt haben, kopieren Sie die gesicherte(n) Daten wieder zurück und verbuchen die entsprechenden Daten nochmals.

Benötigte Konten: Damit Sie mit VBUCH1 problemlos arbeiten können müssen Sie sich beim Erstellen Ihres Kontenplans an die die Kontenklassen halten, welche unter der Hilfe (?) beschrieben sind. Wie Sie Eröffnungsbuchungen ausführen, welche das Übernehmen der Eröffnungsbuchungen für ein neues Buchungsjahr automatisch ausführen, entnehmen Sie bitte ebenfalls aus dem Hilfetext. Am besten drucken Sie sich den Abschnitt "Kontenplan- und Buchungs-Beispiel" aus der Hilfe aus. Sie finden dort ein Beispiel, welches Sie Ihnen zeigt, welche Konten Sie erföffnen können und wie diese Verbucht werden. Sie können jeden Schritt selber wie im Beispiel vollziehen und überprüfen.

Adress-Arten: Das Programm VBUCH1 bietet Ihnen die Möglichkeit, jede Adresse einer von Ihnen definierten Adressart zuordnen zu könne. Darum sollten Sie sich Gedanken darüber machen, was für Adressarten Sie für Ihre Bedürfnisse benötigen. Beispiel: Vorstansmitglied, Aktivmitglied, Passivmitglied, Spender, Gönner etc. Definieren Sie Ihre Adressarten, bevor Sie mit dem Erfassen Ihrer Adressen beginnen. Ihre Adress-Arten erfassen Sie unter dem Menue "Stammdaten/Adressen/Adress-Arten-Label erf." Sie werden Ihre Adressarten beim Erfassen der Adressen später dann wiedererkennen und die Adresse einer der Adressarten zuordnen könne. Die Adressarten werden auch zum Selektieren von Adressen wieder sichtbar sein (z. B. Drucken von Adressetiketten für alle Vorstansmitglieder oder erstellen eines Serienbriefes an die Adressaten einer Adressart).

Adresszusatz-Label: Ähnlich wie die Adressarten sind die Adresszusatz-Label zu verwenden. Hier vergeben Sie eigene Bezeichnungen für 9 mögliche Textzusätze, welche für jede Adresse erfasst werden können. Beispiele wären Telephon Geschäft, Fax-Nummer, E-Mail Adresse, Geburtstag und anderes mehr.

Serienbriefe erstellen: Zum Erstellen von Serienbriefen mit selektieren Adressen bietet das Programm die Möglichkeit, selektierte Adressen in eine Datei zu stellen anstatt zu drucken. Beim Drucken von Adressen haben Sie die Wahl, Etiketten, Couverts, Listen oder eben eine Ausgabe in eine Datei zu wählen. Wenn Sie Ausgabe in File wählen und dann das Drucken auslösen, werden die selektierten Adressen in eine Datei geschreiben. Der Name der Datei wird angezeigt (Name.txt). Merken Sie sich diesen Dateinamen und verlassen Sie das Programm VBUCH1 bevor sie mit Word diese Datei verwenden. Öffnen Sie Word und wählen Sie unter Extras "Seriendruck". Als Datenquelle wählen Sie die von VBUCH1 erstellte Datei (Datenquelle öffnen => Textdateien). Wenn Sie nun den Schalter "Seriendruckfeld einf." betägigen, werden Sie alle Felder sehen, welche von VBUCH1 erstellt wurden. Die Felder Adresszeile 1 bis Adresszeile 5 repräsentieren die max. 5 aufbereiteten Zeilen, welche für die Adresse benötigt werden. Weiter finden Sie z. B. noch Daten über offnen Posten, Spenden und Passivbeiträgen, welche Sie über die entsprechende Funktion in VBUCH1 verbuch haben. Auch alle Ihre erfassten Adresszusätze stehen Ihnen hier zur Verfügung (mit Ihren vergebenen Adressarten-Label's). Wie sie die Felder für das Erstellen von Serienbriefen, Etiketten und anderes Verwenden entnehmen Sie bitte aus der Dokumentation zu Word.

Buchungsjahr abschliessen: Wenn Sie das Buchungsjahr abschliessen, können keine Buchungen mehr in das definierte Buchungsjahr gemacht werden. Erst nach dem Abschliessen des Buchungjahrs können die Eröffnungsbuchungen für das neue Buchungsjahr ausgeführt werden. Auch wenn das Buchungsjahr abgeschlossen ist, können auser dem Verbuchen alle anderen Programmfunktionen verwendet werden (Listen drucken, Übersichten). Schliessen Sie das Buchungsjahr bitte erst ab, wenn Sie sicher keine Buchungen mehr für die Periode erwarten (Verbuchen von Bankzinsen am Jahresende etc.).

Sie können schon vor dem abschliessen des alten Buchungsjahres eine Datenbank für das neue Buchungsjahr öffnen und folgende Daten von der "alten" Datenbank übernehmen: Kontenplan, Budget und Adressen. Beachten Sie, dass Sie nach dieser Aktion in der "alten" Buchungsdatenbak keine neuen Konten mehr erfassen oder bestehende mutieren und keine Adresserfassung/mutation durchführne, ohne diese in der neuen Datenbank ebenfalls nachzuziehen (manuell) da die Daten nur einmal übernommen werden können.

Eröffnungsbuchungen: Nachdem Sie das "alte" Buchungsjahr abgeschlossen haben, können Sie die Eröffnungsbuchungen automatisch generieren lassen. Das Datum der Eröffnungbuchungen ist immer das Datum, welches Sie als Buchungsjahr VON definiert haben. Die Belegnummer aller Eröffnungsbuchungen ist die Null. Falls Sie schon vor dem Ausführen der Eröffnungsbuchungen ins neue Buchungsjahr buchen möchen, ist die möglich (Beginn mit Belegnummer 1). Alle offenen Posten (Debitoren/Kreditoren) werden in das neue Buchungsjahr mitübernommen.